Совершенно любая организация, какого бы размера она не была бы, маленькая или большая, фирма или предприятие, когда-нибудь сталкивается с необходимостью формирования функционального и удобного для пользования архива, где будут находиться все исполненные дела. Само собой, проводить формирование архивохранилища следует с того момента, как только учреждение начинает вести делопроизводство, однако, почему то далеко не все руководители это делают сразу. В конечном итоге, довольно часто происходит так, что формирование архива организации перекладывается в дальний ящик и на неопределенное время. И все же, когда начинаются задержки в работе организации из-за неразберихи с бумагами, когда чтобы отыскать необходимый документ необходимо потратить не один час, а сами поиски сказываются негативными эмоциями, выплескивающимися не только на коллег по работе, но и партнеров и клиентов, так руководящие лица начинают только задумываться о наведении порядка, а именно о проведении систематизации и текущем хранении документов всего документооборота организации, то есть о формировании архива.
Под создание архива подразумевается проведение наисложнейших процессов в бизнесе, которые все же стоит доверить профессионалам свое дела. В ситуациях, описанных выше создание полнофункционального архива любой организации и при этом сделать это достаточно быстро, смогут только специалисты – архивариусы. Самый первый этап проведения подготовительных работ это систематизация и инвентаризация совершенно всех документов организации.
Под инвентаризацией понимают процесс проведения проверочных работ по подготовки всех бумаг на фактическое, формальное и юридически правильное составление. Именно после этого проводят работы по отбору таких документов, которые направятся на хранение в архивохранилище и на уничтожение бумаг. После чего следует позаботиться о том, чтобы был составлена специальная бумага – перечень таких документов, которые были утеряны. И уже после этого все документы следует систематизировать, но только в соответствии со всеми требованиями архивного законодательства и от пожелания клиента.
Когда все подготовительные работы проведены, следует приступить к созданию архивного фонда организации. Руководящее лицо обязано принять решение, о том, где именно будут храниться на территории офиса, или же это будет какая-нибудь сторонняя организация, предоставляющая услуги по внеофисному хранению документации. В любом случае, какое бы решение не принял бы директор, все же следует подготовиться к любому варианту. А может исходя из возможностей в 21 веке формирования электронного архива, будет принято решение о формировании именно электронного вида архива.
В заключении, отметим, что трудно представить полноценную работу совершенно любой современной организации, которая не хранит бумаги в электронном виде.
По материалам сайта http://www.pro-hranenie.ru/
Оставить комментарий или два