Мегазастройщик

При подготовке дела к сдаче в архив возникает множество вопросов и нюансов. Но чаще всего при выполнении данной задачи нарушаются методические рекомендации и совершается масса ошибок, которые в последствии нарушить установленный порядок организации. И возникает возможность вызвать нарушение при последующей работе с архивом.
Процесс сдачи дел в архив можно поделить на следующие этапы архивной обработки:
- Компоновка дела по окончании ведения его в текущем делопроизводстве.
- Оформление дела в установленном порядке.
- Проверка целостности и полноты бумаг и дела, проведение экспертизы их ценности.
- Составление описания, передаваемого дела.
- И собственно, сама передача дела в архив.
Подробнее рассмотрим специфику формирования некоторых важных документов, касающихся личного состава в дело.
Указы по личному составу, которые относятся различных сторон деятельности сотрудников организации, имеющих разнообразные сроки сохранения, формируются в разные папки.
В разные дела происходит формировка документов как-либо касающихся деятельности работников или имеющих различные срок хранения. Типичные документы для таких случаев - приказы для личного состава, по перемещению по карьерной лестнице, документы по премированию работников. Такого рода документы имеют срок хранения в архиве до 75 лет. Другие приказы, например, по предоставлению отпусков, по командировочным листам, хранятся 5 лет. При формировании таких приказов в разные дела, по сроку хранения (75 и 5 лет), желательно давать делам различные номера – для облегчения последующего поиска.
В группе дел за определенный год лицевые счета работников должны быть расположены в алфавитном порядке.
Все документы в личных делах должны располагаться строго в алфавитном порядке и хронологической последовательности. На каждый документ составляется опись, содержащая - порядковый номер, дата составления документа и присвоенные ему номер, примечания, количество страниц документа, итоговая запись о составе документов и собственно его название.
Оформление дела предусматривает: грамотное оформление обложки в установленной форме, наличие заверительной бумаги, подтверждающего число листов в деле, обязательную нумерацию страниц, составленную опись документов в деле, подшивка и переплет.
Название организации, номер дела по номенклатуре, обязательный заголовок, даты подписания приказов по приемам и увольнениям, количество страниц в деле обязательно должно быть указано на обложке дела, сдаваемого в архив.
Номер по описи, срок сдачи в архив и сроки хранения прописываются на обложке документального комплекса после внесения документов в опись.
Если какой-то этап оформления бумаг вызывает сложности, или не получается с определением срока хранения, следует обратиться за консультацией или помощью в специализированную фирму, которая предоставляет услуги по подготовке бумаг к хранению, созданию архивного дела, проведению переплета, составлению описей, различных актов, проводиться уничтожение бумаг и т.д.

Источник материала   http://www.archivespro.ru/