Один из способов упорядочивания и уменьшения объема бумаг необходимый для их хранения — обычная прошивка. Порой, в обороте документов отделов кадров и бухгалтерий имеются такие, которым требуется защита, чтобы исключить изъятие, замену листов. Это применительно к различным регистрационным журналам, любым многостраничным документам и их копиям. В подобных случаях используют технологию прошивки, которая в определенной мере препятствует постороннему вмешательству. Прошиваются бумаги учреждения в отделах, которые их используют или хранят.
Хотя Госстандартом не дается четких критериев при ответе на вопрос о прошивке документов, все-таки имеются известные нормы по прошивке для банков: ЦБ требует соблюдать строгие стандарты для банковских документов. Прочие инстанции тоже могут иметь свои требования.
При проведении переплета бумаг нумеруются все листы документа, это важнейшее общеупотребительное правило. Указывается количество листов. На последнем обороте листа подшивки делается заверительная надпись, в которой должностное лицо ставит печать, свою подпись, дату заверения.
Как прошиваются документы? Слева, на полях документа, для сохранения читаемости текста, обыкновенно - по центру, шилом или толстой иглой делают отверстия на расстоянии три см. друг от друга. Проколы располагают строго по вертикали. Иногда можно использовать два отверстия.
Для прошивки используется капроновая или обычная, сложенная в несколько раз, нить. Надежность обеспечивает двойная прошивка. Оба конца нити выводятся через центральное отверстие на последнем обороте листа подшивки и завязываются. При этом обязательно оставляют свободные концы нитей длиной примерно 6 см. Опечатывают папку бумажной наклейкой, на которой делается надпись.
Следующим моментом в ответе на вопрос о правильной прошивке документов является этап оформления наклейки. Как правило, ее изготавливают 4х5 см. и наклеивают на узел и концы нитей. Когда клей высохнет, делают заверительную надпись, ставят печать. Тем самым уполномоченный сотрудник удостоверяет свою роспись.
Оттиск печати расположенный одновременно на наклейке и листе бумаги, узел и нить, закрепленные клеем, являются индикатором того, что документ остается неприкосновенным.
Проведением скрепительных работ различной сложности и разнообразного назначения проводятся специалистами – переплетчиками, которые не только предоставляют различные виды услуг по прошивке бумаг разными способами, такими как архивный переплет, твердый, мягкий, но и оказывают архивное ведение бумаг, их подготовку к хранению. При необходимости можно воспользоваться еще и такими услугами как утилизация документации, которая не имею никакой ценности и у которой вышли все сроки сохранения, а так же составляется вся сопроводительная документации, предоставляется возможность внеофисного хранения документов и прочие архивные услуги.
Оставить комментарий или два